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この 「引渡文書目録」 は、沖縄県が作成・収受した文書のうち、沖縄県文書編集保存規程 に定められた文書保存期間が満了し、所管課から公文書館へ引き渡された文書の目録情報を登載しています。 公文書館は、これらの文書から保存すべき文書を評価選別し整理して、利用に供します。 | ||||
| 【 検 索 方 法 】 | ||||
| ◆ | 「検索項目」 を切り替えて使用する | |||
| 「目録情報」 で検索 （デフォルト） | ||||
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資料をキーワード、所管課名、文書タイトル等で検索します。 複数の語で検索する場合は、語と語の間をスペースで区切ってください。 |
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| 「引渡コード」 または 「保存箱番号」 で検索 | ||||
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「引渡コード」または「保存箱番号」が分かる場合。 検索項目を切り替えて、検索文字列の欄に引渡コードや保存箱番号を入力して検索を行ってください。該当する資料のみが表示されます。 |
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| ◆ | 「資料日付」 を限定する | |||
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資料日付 の自(左)及び至(右)に4桁の西暦年号を入力すると、その範囲で文書を検索します。 また、所属年度の自(左)だけを指定した場合は当該年度以降の範囲で、所属年度の至(右)だけを指定した場合は、当該年度以前の範囲で文書を検索します。 |
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| 【 検索結果項目と文書の利用について 】 | ||||
| 受 入 方 式 | |
| 延長 |
所管課が保存期間を延長している文書です。 この管理状態の文書は公文書館での 閲覧請求の対象外 です。 閲覧を希望する場合は所管課への問い合わせが必要です。 |
| 引渡 |
保存期間が終了し、公文書館へ引き渡された文書です。 この管理状態の文書は公文書館での 閲覧請求が可能 です。 ただし評価選別の結果によっては保存対象外となって廃棄される文書もあるため、請求ができない場合もあります。 |
| 選 別 方 式 | |
| 未選別 | 歴史資料として重要な公文書に該当するかどうか検討中の文書です。公文書館内に保管されており、評価選別を行う前の資料です。 |
| 保存 | 歴史資料として重要な公文書に該当するかどうかを評価選別し、箱内のすべての文書 を保存することが決定した状態です。 |
| 一部保存 | 歴史資料として重要な公文書に該当するかどうかを評価選別し、箱内の一部の文書 を保存することが決定した状態です。 |
| 廃棄 廃棄済 |
歴史資料として重要な公文書に該当しないとして、廃棄処分に付した文書です。資料の閲覧申請は出来ません。 |
| 業 務 識 別 | |
| 未整理 |
保存が決定した資料ですが、各文書の内容や個人情報の有無などを確認して、簿冊ごとに登録を行う整理作業がまだ済んでいない状態です。 閲覧申請は可能ですが、プライバシー情報の確認を行うため申請から提供まで時間を要します。 |
| 整理済 |
歴史資料として重要な公文書に該当するとして、公文書館が評価選別し、すでに整理を終えて利用に供している文書です。 詳細な目録情報が「所蔵資料目録」に記述されています。「所蔵資料目録」を検索して文書を特定し、その資料コードによって閲覧申請して下さい。ただし、プライバシー保護等の理由から、文書の一部または全部が非公開となることもあります ので、ご了承ください。 |
| （空欄） | 歴史資料として公文書館で整理する対象の資料か、判断が下されていない状態、または評価選別の結果「廃棄」と判断されたため整理対象外の状態です。 |